Doch wie verläuft da der Onboarding Prozess für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter? Wie schulen Sie derzeit in Ihrem Unternehmen neue Angestellte? Ist Ihnen „digitales Onboarding“ bereits ein Begriff?
Wir klären Sie hier auf, worum es beim digitalen Onboarding geht, wie Sie die entsprechenden Prozesse in der Praxis umsetzen können und inwiefern wir Ihnen dabei helfen möchten!
Digitales Onboarding Definition
Der Begriff „Onboarding“ stammt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt ins Deutsche so viel wie „An Bord nehmen“. Der Prozess soll dabei helfen, neue Mitarbeiter im Unternehmen willkommen zu heißen und diese bestmöglich auf die Arbeitsabläufe vorzubereiten.
Im klassischen Sinne verläuft der Onboarding Prozess häufig im Rahmen eines Seminars oder einer Schulung vor Ort. Der digitale Ansatz findet jedoch online, bzw. remote statt und Unternehmen setzen dabei vermehrt auf automatisierte Prozesse wie Softwarelösungen oder Ähnliches. So können neue Mitarbeiter auch im Home-Office eingearbeitet und begrüßt werden, während mithilfe der Automatisierungen im Unternehmen aktiv Ressourcen eingespart werden.
Die Herausforderung beim digitalen Onboarding ist, alle einzelnen Schritte ohne einen direkten Face-to-Face-Kontakt zu den neuen Mitarbeitern zu absolvieren. Um dahin gehend gut aufgestellt zu sein, setzen Unternehmen heutzutage auf professionelle Onboarding-Audio-/Videopakte für den Neuanfang.
Die drei Phasen des digitalen Onboardings
Sowohl klassisches als auch digitales Onboarding kann je nach den auszuführenden Rollen der neuen Mitarbeiter mehrere Wochen oder sogar Monate dauern. Der Prozess besteht immer aus den folgenden drei Phasen:
1. Vorbereitung/Preboarding
2. Orientierungsphase
3. Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Hier nun noch einmal jede Phase im Detail für Sie aufgeführt:
Vorbereitung/Preboarding
In der Vorbereitungsphase liegt der Fokus in erster Linie auf der sozialen und organisatorischen Integration der neuen Mitarbeiter. Es ist essenziell, dass sich die neuen Kollegen gleich zu Beginn gut im Unternehmen aufgehoben fühlen. In dieser Phase schätzen neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen u.a. erste Basisinformationen zur Unternehmensphilosophie, sowie zu Unternehmens- und Teamstrukturen.
Orientierungsphase
Mit der Orientierungsphase sind die ersten Wochen eines neuen Mitarbeiters gemeint. Während diesem Prozess soll ein angenehmer Arbeitsstart im neuen Unternehmen sichergestellt werden. Wichtig ist hier beispielsweise die Vermittlung von Grundlagen, welche Software benutzt wird, Arbeitsabläufe und eine Übersicht der Tätigkeiten relevanter Teams.
Einarbeitung neuer Mitarbeiter
In der dritten Phase liegt der Fokus auf einer effizienten, fachlichen Einarbeitung, sodass neue Mitarbeiter zügig in alle betrieblichen Prozesse integriert werden und eigenständig Verantwortung übernehmen können.
So gelingt Ihr digitales Onboarding: Unsere 5 Tipps für die Praxis
Das digitale Onboarding unterscheidet sich in seinen Prozessen nicht vom klassischen Onboarding. Die einzige Abweichung liegt darin, dass der unmittelbare und persönliche Kontakt im Büro nicht gegeben ist.
Um Ihre neuen Mitarbeiter aber auch digital bestens einarbeiten zu können, haben wir hier fünf hilfreiche Tipps für Sie aufgelistet:
1) Die richtige Organisation ist der Schlüssel zum Erfolg
Gehen Sie von Beginn an mit einer klaren Struktur in den digitalen Onboarding Prozess. Dazu gehört unter anderem auch ein ausgearbeiteter Zeitplan. Schließlich erfordert digitales Onboarding ein Umdenken: Remote-Strukturen können die klassischen Prozesse erschweren und dazu führen, dass mehr Zeit für die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter erforderlich ist.
Mit der richtigen Organisation vermeiden Sie Druck oder unangenehme Situationen in den ersten Wochen und sorgen für eine angenehme Einarbeitungsphase in Ihrem Unternehmen.
2) Digitalisieren Sie den Onboarding Prozess
Im Zuge der Digitalisierung des Onboardings in Ihrem Unternehmen sollten Sie gleich einen Schritt weiterdenken und den Prozess weitgehend automatisieren. Mit den passenden Videos als Unterstützung können Sie jedem neuen Mitarbeiter ein individuelles und professionelles Onboarding ermöglichen.
Der größte Vorteil für Sie: Ihre neuen Kollegen werden optimal auf die Arbeitsprozesse vorbereitet und Sie können viele Ressourcen durch die Automatisierung einsparen.
3) Persönliche Gespräche
Automatisieren ist zwar ein großer Vorteil, dennoch sollten Sie natürlich auch persönlich mit Ihren neuen Kollegen Gespräche suchen. Treffen Sie sich mindestens einmal am Tag in einer Video-Konferenz mit Ihren Mitarbeitern, um über den aktuellen Stand des Onboarding Prozesses zu sprechen.
So können eventuelle Fragen geklärt werden und Sie lernen sich untereinander ein wenig besser kennen.
4) Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen
Digitales Onboarding bringt sowohl für Sie als auch für Ihre neuen Kollegen durchaus einige Vorteile mit sich. Jedoch können durch unregelmäßigen direkten Kontakt auch schnell Missverständnisse entstehen. Demnach ist es essenziell, dass Sie gleich zu Beginn des digitalen Onboarding Prozesses klar über Ihre Erwartungen und Ziele sprechen.
Je nach Kapazitäten können Sie Ihren neuen Mitarbeitern auch einen Mentor zuweisen, der diese während der Einarbeitungsphase unterstützt und digital begleitet.
5) Feedback einholen
Wie gefällt den neuen Kollegen der Onboarding Prozess in Ihrem Unternehmen? Um das herauszufinden, sollten Sie sich sehr regelmäßig Feedback einholen. Vereinbaren Sie z.B. einmal pro Woche einen kurzen Termin, in dem die frischen Mitarbeiter Ihnen eine kurze Rückmeldung über das digitale Onboarding geben können.
Holen Sie sich das Feedback aber nicht nur ein, sondern setzen Sie es unbedingt auch um! Ständige Anpassungen sind wichtig, um Ihren Angestellten zu zeigen, dass Sie sich einsetzen und ihnen den Einstieg ins Unternehmen so angenehm wie möglich gestalten möchten.
Digitales Onboarding mit Kiedel
Digitales Onboarding ist die einfachste Möglichkeit, um Ihre neuen Mitarbeiter heutzutage remote einarbeiten zu können. Damit der Prozess jedoch reibungslos verläuft, erfordert es einiges an Ressourcen, die Sie als Vorgesetzter mit Ihrem Team aufbringen müssen.
Deshalb möchten wir Ihnen neben unseren Tipps für die Praxis natürlich auch persönlich unter die Arme greifen.
Um Ihnen den digitalen Onboarding Prozess zu erleichtern, bieten wir umfassende Audio- und Video-Pakete mit Ihren individuellen Informationen für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Machen Sie es den neuen Teammitgliedern leichter, bei Ihnen an Bord zu kommen und sorgen Sie von Anfang an für ein Wohlfühlen im Unternehmen.
